Cara Mengoperasikan E-mail

Pada umumnya dalam pengoperasian e-mail ada dua hal yang selalu kita lakukan, yaitu:
Membuat dan Mengirimkan "E-mail serta" (Forwarding)
Untuk membuat dan mengirimkan suatu e-mail dapat kita lakukan melalui kotak surat dari alamat e-mail yang sudah kita miliki. Untuk itu kita harus membuka kotak surat tersebut melalui langkah berikut :

1. Bukalah browser Internet explorer atau mozilla, kemudian ketiklah URL/situs yahoo: http://www.yahoo.com atau http://mail.yahoo.com pada kotak address bar hingga tampil jendela yahoo mail. Masukkan Yahoo ID dan Password lalu klik tombol Sign In.

2. Jika Yahoo Id dan Password yang kita isi benar maka kotak surat yahoo mail kita akan tampil seperti berikut :

3. Kliklah tombol Check Mail untuk memeriksa inboks yang berisi surat-surat yang kita terima, atau kalau kita ingin membuat e-mail dan mengirimkannya ke teman, kita dapat mengklik tombol Compose hingga tampil jendela pembuatan dan pengiriman e-mail berikut :
Keterangan : Ketikkanlah pesan yang akan dikirim
• To... diisi dengan alamat e-mail yang dituju.
• Cc... (copy carbon) diisi dengan tembusan ke alamat tertentu (tidak wajib diisi).
• Bcc... (blind copy carbon) diisi dengan tembusan ke alamat tertentu, tetapi alamat tembusannya tidak dapat terlihat oleh si penerima (tidak wajib diisi)
• Subject diisi dengan judul surat atau inti surat.

4. Setelah semua diisi kliklah tombol Send untuk mengirimkan pesan tersebut

Membaca e-mail dan membalasnya (reply) maupun meneruskannya (forward).

Untuk membalas dan meneruskan e-mail yang kita terima langkah dan prosedurnya hampir sama dengan mengirim pesan (e-mail)

Membalas pesan (Reply)

1. Bukalah browser Internet explorer atau mozilla, kemudian ketiklah URL/situs yahoo: http://www.yahoo.com atau http://mail.yahoo.com pada kotak address bar hingga tampil jendela yahoo mail. Masukkan Yahoo ID dan Password lalu klik tombol Sign In.
2. Jika Yahoo Id dan Password yang kita isi benar maka halaman kotak surat akan membuka. Perhatikan pada kata Inbox apakah kita menerima pesan atau tidak, jika ada pesan kita bisa membacanya dengan mengklik Inbox atau langsung klik pada judul dari pesan yang kita terima.

3. Bacalah isi e-mail tersebut, jika kita ingin membalas atau menjawab e-mail tersebut klik tombol Reply (tidak perlu melalui Compose), dengan menggunakan Reply kita tidak perlu menuliskan/mengetik alamat e-mail yang dituju karena secara otomatis sudah tertera disitu, kita tinggal menulis pesan jawaban dari pesan tersebut.
4. Klik Send untuk mengirim pesan.

3. Meneruskan pesan (Forward)
Bentuk pesan forward ada dua jenis, yaitu :

1. sebagai e-mail biasa (As Inline Text), langkahnya sebagai berikut :
• Bukalah browser Internet explorer atau mozilla, kemudian ketiklah URL/situs yahoo: http://www.yahoo.com atau http://mail.yahoo.com pada kotak address bar hingga tampil jendela yahoo mail. Masukkan Yahoo ID dan Password lalu klik tombol Sign In.
• Jika Yahoo Id dan Password yang kita isi benar maka halaman kotak surat akan membuka. Perhatikan pada kata Inbox apakah kita menerima pesan atau tidak, jika ada pesan kita bisa membacanya dengan mengklik Inbox atau langsung klik pada judul dari pesan yang kita terima.
• Bacalah isi e-mail tersebut, jika kita ingin meneruskan pesan (e-mail) yang kita terima ke orang lain sama (secara utuh) tanpa mengubah isi pesan atau menambahkan kata sebagai keterangan, klik tombol Forward, pilih As Inline Text, kemudian pada kolom To kita isi alamat e-mail tujuan forwad.
• Klik Send untuk mengirim pesan.
2. Sebagai lampiran (As Attachment), langkahnya sebagai berikut :
• Bukalah browser Internet explorer atau mozilla, kemudian ketiklah URL/situs yahoo: http://www.yahoo.com atau http://mail.yahoo.com pada kotak address bar hingga tampil jendela yahoo mail. Masukkan Yahoo ID dan Password lalu klik tombol Sign In.
• Jika Yahoo Id dan Password yang kita isi benar maka halaman kotak surat akan membuka. Perhatikan pada kata Inbox apakah kita menerima pesan atau tidak, jika ada pesan kita bisa membacanya dengan mengklik Inbox atau langsung klik pada judul dari pesan yang kita terima.
• Bacalah isi e-mail tersebut, jika kita ingin meneruskan pesan (e-mail) yang kita terima ke orang lain sama (secara utuh) tanpa mengubah isi pesan atau menambahkan kata sebagai keterangan, klik tombol Forward, pilih As Attachment, kemudian pada kolom To kita isi alamat e-mail tujuan forwad.
• Klik Send untuk mengirim pesan.

Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan E-mail

1. Kelebihan menggunakan e-mail :
• Cepat (sangat cepat) karena hanya perlu beberapa menit (ketik dan send)
• mudah (karena kita cukup mengetik di komputer)
• multiple send (dapat mengirim ke beberapa orang sekaligus)
• dapat mengirim file (attactment seperti file doc, excel, mp3, gambar, video dan lain-lain)
• kapan saja dan dimana saja (tidak ada perbedaan lokasi dan waktu)
• biaya lebih murah karena internet sekarang sudah mulai agak murah di Indonesia
2. Kekurangan menggunakan e-mail :
• harus online (connect ke internet)
• hanya dapat menirim teks dan gambar (tidak bisa kirim paket/barang)
• tidak connect internet dan check, maka kita tidak akan tahu yang kita kirim sudah dibalas atau belum
• harus ingat username dan password
• ladang virus juga bagi yang tidak mengerti.

Etika atau Tata Cara dalam Mengirim E-mail
Seperti berikirim surat lewat pos, berkirim e-mail juga punya etika. Berikut Sepuluh etika dalam berkirim e-mail :

1. Hindari spam, bombing.
Spamming adalah pengiriman e-mail secara berulang-ulang dengan topik berbeda atau sama. Orang yang menerima spam ini akan jengkel, karena bisanya isinya menawarkan informasi, produk atau jasa yang sebenarnya tidak kita butuhkan. Sedang e-mail bomb adalah pengiriman e-mail dengan subject sama secara bertubi-tubi (terus-menerus) dengan maksud mailbox penerima cepat penuh.
2. Jangan memforward e-mail tanpa diedit.
   Seringkali kita punya berita bagus yang perlu kita teruskan/forward ke orang lain. Kalau setting si penerima masih manual, pesan yang diforward itu setiap line akan dihiasi oleh tag seperti ini: > . Usahakan tag-tag ini dibuang dulu biar e-mail kelihatan rapi.
3. Ganti judul e-mail bila perlu.
Biasanya ini dilakukan dalam sebuah forum atau mailing list. Karena asyiknya balas-balasan, topiknya jadi bergeser. Kalau subject pembicaraan sudah bergeser, gantilah subjeknya. Tentu ini ada alasanya, selain tidak membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan file-file topik diskusi yang sudah lewat jadi mudah.
4. Body reply jangan dikirim semua (isi pesan).
Lama-lama e-mail yang kita reply akan tertambah sizenya. Hal ini terjadi karena tiap kali kita membalas e-mail, seluruh e-mail yang akan kita balas kita kirimkan lagi. Untuk menghindarinya, hapuslah sebagian body e-mail yang akan kita reply. Sisakan kalimat-kalimat yang perlu kita jawab saja.
5. Jangan tanggapi e-mail (TBC).
   Kita mungkin pernah menerima e-mail yang menyuruh kita untuk meneruskannya ke sejumlah orang, supaya bernasib baik. Kalau tidak diteruskan ke sekian orang, maka kita akan ketimpa sial. E-mail semacam ini jangan ditanggapi. Ini namanya e-mail TBC (takhayul, bid'ah dan khurafat)..
6. Jaga account orang lain.
Kalau kita mereply atau berkirim e-mail, jangan sertakan email-email yang tidak kita kenal atau kita kenal dalam heading (To) nya. Akibatnya accaount email-email orang yang muncul di e-mail orang lain, bisa tersebar luas, dibajak, dan dispam.
7. Hindari Full Caps Lock / huruf besar semua.
   Supaya menarik perhatian pembaca, kadang kita menggunakan huruf besar alias capital word, yang di keyboard disebut caps lock. Menggunakan huruf besar secara full, akan mendapat image (tanggapan), bahwa kita sedang marah dan tidak tahu etika. Tampilan e-mail pun jadi tidak menarik kalau penulisannya menggunakan huruf besar semua. Gunakan caps bila mana PERLU saja. Kalau tidak PERLU tidak perlu DIGUNAKAN.
8. Hindari kalimat singkat dalam mereply.
Misalkan teman kita panjang lebar menulis e-mail, bercerita tentang keindahan alam. Lalu kita membalasnya dengan kalimat singkat, "oh ya?" atau "enak ya", "benarkah" dan semacamnya. Kalau belum punya konsep, mendingan tidak usah mereply e-mailnya. Sebab kalimat ungkapan begitu membuat gregetan dan hanya pantas diketik di chating saja.
9. Cek ulang sebelum di send.
Setelah e-mail rapi ditulis, luangkan waktu untuk mengecek ulang ejaan, susunan kalimat dan kalau perlu tata bahasanya. Sebab sekali tombol send kita klik, tidak bisa dicancel atau dibatalkan. Semuanya langsung terkirim ke recipient dalam hitungan detik.
10. Bersabarlah menerima balasan.

Kalau sudah dikirim, sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua orang punya akses yang mudah untuk berinternet ria. Tidak semua orang punya waktu luang membaca email-email kita

1. Jangan terbawa emosi
Jika kita menerima email yang kurang menyenangkan, janganlah membalas pada saat itu juga. Kita perlu memikirkan apa sebenarnya yang dimaksudkan orang lain kepada kita. Menunggu beberapa waktu sebelum membalasnya juga akan membuat emosi kita yang sudah naik turun kembali.
2. Ketertarikan yang berbeda
Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih. Setiap orang mempunyai ketertarikan akan sesuatu hal yang berbeda-beda. Topik yang kita anggap menarik belum tentu menarik bagi orang lain.
3. Jangan lampirkan file yang tidak perlu
Kita sebaiknya tidak melampirkan file yang tidak perlu dalam email kita. Hal ini sering kali terjadi secara tidak sengaja. Sering kali lupa menghapus file attachment pada saat memforward atau mereply email.
4. Buatlah layout yang baik
Membaca email kadang tidak nyaman. Hal ini dikarenakan kita harus membaca sesuatu di depan computer. Apalagi kalau kita sudah bekerja di depan computer seharian. Karena itu, jika kita mengirimkan email sebaiknya kita membuat layout yang baik sehingga penerima email kita dapat membacanya dengan lebih mudah.
5. Jawablah semua pertanyaan
Jika kita membalas atau mereply email, usahakan agar semua informasi yang ditanyakan orang lain kita jawab. Bila kita tidak tahu jawablah dengan tidak tahu. Pertanyaan yang kita abaikan dapat membuat orang lain merasa kita tidak memperhatikan apa yang mereka butuhkan dan mungkin saja pertanyaan yang sama akan ditanyakan lagi.

Artikel Terkait :